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Elektronisches Dokumentenmanagement in Krisenzeiten: Vorteile, Risiken, persönliche Erfahrungen

Die Registrierung von Dokumenten (Rechnungen, Akte, Verträge, Bestellungen usw.) im Bereich von Transport und Spedition ist eine wirklich gewaltige Arbeit. Daher hat unser Unternehmen vor einigen Jahren einen Kurs zur maximalen Digitalisierung des Dokumentenumlaufs durchgeführt. Jetzt verstehen wir, dass es die richtige Lösung war, um Zeit und Geld zu sparen und dabei mit hoher Qualität in der derzeitigen globalen Quarantäne und Fernarbeit zu funktionieren.


Was sind die wichtigsten Vorteile?


Nach der EDM-Einführung (elektronisches Dokumentenmanagement) wurden die Einsparungen bei den Postkosten und der Archivierung sofort sichtbar. Gleichzeitig erhöhte sich die Geschwindigkeit der Dokumentenverarbeitung erheblich, sowie die Qualität der Buchhaltung und die Geschwindigkeit des Geldeingangs von den Kunden.


Das zweite Vorteil konnten wir wirklich erkennen, als wir aus Sicherheitsgründen den größten Teil des Büros in die Fernarbeit verlegten und die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern unter Quarantänebedingungen begannen. Die Qualität und Schnelligkeit des Dokumentenaustausches wurde dadurch nicht beeinträchtigt: Dank EDM ist es nicht mehr benötigt, im Büro zu sein. Die Arbeit wurde im eigentlichen Standardmodus fortgesetzt.


Die Vorbereitungen


Die oben beschriebenen Vorteile wurden durch die im Vorfeld geleisteten Vorbereitungen ermöglicht.


1. Während des Jahres ziehen wir unsere Vertragspartner aktiv zum Übergang zu EDM hinzu. Alle Rechtspersonen von STALOGISTIC in Russland sind seit 2017 an EDM angeschlossen. Wir teilen unser EDM-Fachwissen gern mit unseren Auftragnehmern und freuen uns, dass die Zahl der Verbindungen und der Dokumentenumschlag ständig wachsen.


- 1981 an EDM angeschlossene Auftragnehmer von STALOGISTIC

- 57.000 per EDM übertragene Dokumente im Jahr 2019

- 30% - so viel wurde die Zahl der per EDM übertragenen Dokumente im ersten Quartal 2020 im Vergleich zum ersten Quartal 2019 gestiegen


2. Bei den Auftragnehmern, die EDM noch nicht nutzen, ist der Austausch von Originaldokumenten erforderlich, was unter Quarantänebedingungen ziemlich schwierig wurde. Deshalb haben wir für unsere Mitarbeiter, die mit dem Versand von Dokumenten beschäftigt sind, Heimbüros mit MFPs zum Drucken und Scannen organisiert. Das einheitliche Dokumentenverwaltungssystem erlaubt es, wenn es ausgestattet ist, ruhig von zu Hause aus zu arbeiten – zum Glück arbeiten die Kurierdienste weiter und bieten sogar den kontaktlosen Empfang und Versand von Briefen an.


Die Auftragnehmer ohne EDM, die keine Originaldokumente akzeptieren können, erhalten von uns elektronische Kopien, wobei die Originale nach der Quarantäne übertragen werden.


Die Risiken und wie man sie vermeiden kann


Die Umwandlung des Dokumentenflusses in elektronische Form birgt trotz der offensichtlichen Vorteile gewisse Risiken.


Die Belastung für die Mitarbeiter steigt erheblich, insbesondere wenn ihnen dieses Arbeitsschema völlig unbekannt ist. Mit dem Anschluss und der Wartung des Systems sind auch bestimmte finanzielle Kosten verbunden. Die Sicherheit darf nicht außer Acht gelassen werden. Der Computer muss an die Terminalstruktur angeschlossen und die Übertragungswege der Dokumente müssen zusätzlich gesichert werden.


Daher bieten wir allen unseren Auftragnehmern, die sich an EDM anschließen möchten, Unterstützung und Beratung und teilen gern unsere Erfahrung mit ihnen. Wenn Sie zuvor versucht haben, Ihr Unternehmen auf elektronisches Dokumentenmanagement umzustellen, dies aber aus irgendeinem Grund nicht funktioniert hat - jetzt ist es an der Zeit, es erneut zu versuchen.


Schreiben Sie an die Adresse unserer Finanzabteilung, und unsere Spezialisten werden Ihnen gern helfen - finance@sta-logistic.ru.

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